De wetwijzer

Uitwisselen informatie relatietherapie

Degene die in de counsellingpraktijk relaties ondersteund kan gaan twijfelen als één van beide partners na de sessies informatie uit het dossier wil hebben, met name de gesprekken met partner. Hoe ga je hier als Registercounsellor mee om?

Deze vraag werd gesteld door een lid. Een advies blijkt niet zo eenvoudig te geven. Door verschillende tuchtcolleges wordt in relatie met de casussen verschillende uitspraken gedaan. Bepalend is de manier van intake en hoe de partners in het dossier zijn geregistreerd.

Als eerste is het goed om te weten dat degene die de facturen betaald niet recht heeft op het volledige dossier, dus ook niet achteraf op de informatie over de (ex-) partner. Op basis van de vergoeding is geen recht op de volledige dossierinformatie. Bepalend is op welke manier de intake en positie in het dossier is uitgevoerd.

Chronologisch kan dit navolgend worden ingedeeld:

1. Als een relatie samen voor ondersteuning komen, is het belangrijk dat zij in het contract beiden schriftelijk toestemming geven om door de Registercounsellor informatie naar elkaar uit te wisselen. Belangrijk is om ook vast te leggen dat deze uitwisseling ook na de ondersteuning nog mag worden gegeven. Daarmee is de Registercounsellor  ABvC® gemachtigd om partners van informatie te voorzien zonder de geheimhouding te doorbreken. Let wel, alleen aan beide partners, niet aan derden. Daarvoor dient afzonderlijk opnieuw toestemming te worden gevraagd. De wijze waarop inzage in dossier mogelijk is, staat in de AVG beschreven. Als een of beide partners de toestemming willen intrekken, moeten zij dit schriftelijk aangeven.
2. Als er geen toestemming tijdens de begeleiding is afgegeven, moet de Registercounsellor altijd toestemming aan beide partners vragen om informatie over elkaar uit te wisselen. De wijze waarop inzage in dossier mogelijk is, staat in de AVG beschreven.
3. Als er geen toestemming is gegeven en één van de partners na de ondersteuning aanvullende informatie wenst (bijv. omdat een vechtscheiding is ontstaan) dient altijd schriftelijk toestemming aan de andere partner te worden gevraagd. Advies is om alsnog de toestemming te verifieren, ook als de partners voortijdig (onder 1.) toestemming hebben gegeven. De situatie kan na de ondersteuning dermate zijn veranderd dat het vertrekken van inforamtie niet vanzelfsprekend is. De wijze waarop inzage in dossier mogelijk is, staat in de AVG beschreven.
4. Het kan ook voorkomen dat een relatie zich aanmeldt maar in het dossier als afzonderlijke individuen worden geregistreerd. De partners krijgen een individueel dossier maar worden door een koppeldossier-registratie aan elkaar toegevoegd. Hiervoor geldt dat altijd schriftelijk toestemming voor uitwisselen van informatie moet worden afgegeven of dat beide partners aan elkaar schriftelijk toestemming hebben gegeven om informatie over elkaar uit te wisselen (zie situatie onder 1.). De wijze waarop inzage in dossier mogelijk is, staat in de AVG beschreven.

Advies: Het advies is om per partner een afzonderlijk dossier op te maken en een registratienummer te geven dat partners als relatie aan elkaar gekoppeld zijn. Tevens wordt geadviseerd om schriftelijk toestemming aan beide partners te vragen om informatie over elkaar uit te wisselen. Als men dit niet wil, moet men steeds bij het verzoek van uitwisselen afzonderlijk schriftelijk toestemming vragen.
Het voordeel van afzonderlijke dossiers is dat de informatie op een goede manier gescheiden kan houden en bij inzage geen ongewenste situaties plaatsvinden.

Door: Theo Hendrickx